Document Manager - Ne conoscete qualcuno (veramente valido)?

[AndreaCapiluppi]

Ciao a tutti.

Devo ammettere che ho fatto fatica a scegliere il forum più adatto per questo topic, perchè penso sia trasversale per tutti gli ambiti.

Come a molti capiterà, sia personalmente, che a livello aziendale, ci sono molte informazioni da gestire, che non è sempre facile reperire quando servono e soprattutto rischiano di andare perse o non condivise.

Il probolema riguarda certamente i progetti nel loro complesso, ma anche le piccole procedure o i semplici fogli di calcolo che ognuno si fà per comodità propria, che non è così facile classificare o condividere.

Conoscete un programma di Gestione dei documenti valido? E per valido intendo facile da usare ed economico . Certamente un gestionale (tipo SAP) potrà includere anche questa funzione, ma sto pensando ad un oggetto di più basso livello.

Ho fatto molte ricerce negli ultimi tempi, ma ho sempre trovato qualche mancanza...

Se a qualcuno interessa affrontare più nel dettaglio l'argomento, posso aggiungere un po' di info su cosa ho visto e cosa vorrei...

Ciao, Andrea

[Volutamente Anonimo]

Credo di avere il tuo medesimo problema (se non ho capito male) e sto ancora cercando di risolverlo.

Io ho il problema di avere documenti cartacei e files. . e sto provando questa soluzione.

1) Ho archiviato i documenti per "contenitore" numerato.

2) i files idem in cartelle codificate con un certo ordine.

Per ogni documento o lavoro o files che mi interessa ritrovare ho fatto un singolo foglio di word in cui all'interno metto delle parole chiave e l'ubicazione dove e' archiviato quel documento che mi puo' servire.

(ad es. come parole chiave posso utilizzare per un certo documento "centrale termica sgancio vigili del fuoco parere")

3) tutti questi file li metto in una cartella (magari suddivise in sottocartelle e' lo stesso)

4) utilizzo un programmino freee che si chiama copernic.

Questo programmino mi fa le ricerche delle parole chiave all'interno dei documenti.

La logica della ricerca e' simile a quella di google, in pratica se cerchi "centrale vigili parere" non ti fa solo la ricerca della frase esatta ma ti cerca il documento in cui sono tutte e tre le parole anceh in ordine diverso.

Sto provando questo sistema adesso, e mi piacerebbe uno scambio di opinioni perche' sono oggettivametne sommerso dalla carta e/o da files.

[AndreaCapiluppi]

Sembrerebbe tutto logico... peccato che ci sia di mezzo word...

Ma questo copernic, permette di circoscrivere la ricerca nelle cartelle che tu chiedi o cerca in tutto il pc?

Io sto usando un Personal Document Manager (EssentialPIM)

E' carino, leggero e friendly ("simil-Outlook"): è facile strutturare la classificazione delle informazioni, si possono allegare file o linkarli. Però ha qualche limite, come la stampabilità delle informazioni (si incasina un po'), l'accesso di più utenti al medesimo database.

Mi interesserebbe anche gestire il flusso delle fasi dei vari progetti: farlo con il database dei compiti, tipo le attività di outlook, è fattibile ma anche qui un po' limitato.

Andrea

[Volutamente Anonimo]

> peccato che ci sia di mezzo word.

Ovvero? per fare quello che ti dicevo bastano anche i file txt

> Io sto usando un Personal Document Manager (EssentialPIM)

lo conosco. . ma non capisco come fai a sfruttarlo in questo senso

>Ma questo copernic

Si e' simile a google desktop search, ma a differenza di google desktop search (mi pare) ti consente di fare le ricerche solo in alcune cartelle.

Forse e' meglio se faccio una premessa.

Nel gestire il mio archivio di documenti (sia cartacei che file) sono passato da:

a) una classificazione/archiviazione orientata a ritrovare gli argomenti che mi interessano

a

B ) una classificazione/archiviazione orientata a "mettere a posto" velocemente i documenti + un sistema di indicizzazione.

Se prima avevo gli atti di un convegno e/o un file che mi trattavano piu' argomenti o un documento di progetto interessante che mi era utile recuperare quando nadavo ad archivarlo. . . . non sapevo mai dove metterlo.

Adesso archivio per esempio per autore o per progetto, e di quel documento li faccio un sottodocumento (file .doc e/o file .txt) in cui all'interno c'e' una descrizione stringata degli argomenti (con delle parole chiave, oppure una sintesi delle curiosità o particolarità.

Questo sottodcumento lo tengo in una cartella indice, ed uso quel programmino per ritrovarla.

Una volta trovata, mi da le indicazioni su dove e' il documento che mi interessa.

Un po' come usare google.

Modificato: 23 novembre 2010 da Volutamente Anonimo

[daniele_stefanini]

Noi in azienda utilizziamo Saperion :

- puoi costruire diverse strutture dati (ricerca testuale, calendario, etc...)

- multi - postazione (accessibile da qualunque poastazione dotata di connessione VPN e licenza per l´interfaccia di ricerca)

- puoi cstruire diverse maschere

- macro programmabili con una versione semplificata di Visual Basic

Questo programma é stato il mio primo aproccio al mondo dei Document Management Softwares.

Nonostante la versatilia estrema e l´utilitá del supporto del Visual Basic , consiglio di valutare altri prodotti.

Saperion é letteralmente PIENO di errori e spesso ció che dovrebbe funzionare non funziona...e il manuale aiuta solo in parte.

Poi a quanto ho capito vuoi qualcosa di piú "leggero"

Riguardo aiprogrammi di Desktop - Search, c´é Microsoft Search (gratuito e scaricabile dal sito di microsoft).

Lo trovo molto potente e leggero...se hai Outlook come client di posta, Microsoft search restituisce i risultati includendo le Mail ricevute e inviate.

Insomma, se il tuo scopo é solo quello di fare ricerche in locale (sull´Hard Disk) tio consiglio questo programma.

Altrimenti di programmi per il document management ce ne sono molti, ma il mio suggerimento é di testarli prima, perché spesso sono sviluppati solo a metá e anciora pieni di errori

Saluti

daniele

[AndreaCapiluppi]

Infatti... è per questo che volevo sentire un po' in giro... Perchè quelli che ho visto io sono leggeri ma con dei bachi, o superpotenti, ma anche supercomplicati.

Peccato per questo spaerion, sembra molto interessante. Ma esistono verisoni più recenti e tu non le hai acquistate o proprio non c'è niente da fare?

Che voi sappiate esistono dei "WIKI" customizzabili e utilizzabili offline?

Ne avevo visti di sfuggita alcuni un po' di tempo fa, ma mi sembrava che ci volesse troppo tempo per entrarci dentro... Se avete già esperienza e mi confermate che ne vale la pena, potrei riprovarci.